速報!さくらユウワ通信「帳簿の保存は紙だけ?電子でもできますよ!」

帳簿の保存は紙だけ?電子でもできますよ!

こんにちは。事業者の皆様にはいつも、決算や確定申告の際に仕訳帳や元帳といったいわゆる「帳簿」の保存をお願いしております。

よくお客様から「何年間保存すればいいの?」と質問されて、「7年間お願いします」と答えると、「えーっ!そんなに?置き場所がないよ」という声をお聞きします。(法人の場合、欠損が発生した事業年度分については10年間です!)

何かと置き場所に困る「紙」の替わりに、「電子」で帳簿保存ができることをご存知ですか?要件さえ満たしているなら、手続き自体はとても簡単ですよ!

1)電子帳簿の概要とメリット

税法では、帳簿は紙での保存が原則です。そのため会計ソフトで作成したデータがパソコン等に保存されているだけではダメで、それを紙に出力して初めて「税法上の帳簿」として認められます。

電子帳簿とは、簡単に言えばその会計データそのものが、税法上の帳簿となるということです。

紙から電子へと保存方法が変わることにより

  1. 保存に係るコストが削減される
    とともに
  2. 空いたスペースを有効活用できるようになる
    だけでなく、次のようなメリットもあります。
  3. 過去の帳簿の確認が効率的にできる
  4. 個人所得税限定ですが、平成32年分以後、青色申告特別控除の控除額が10万円優遇される

2)電子帳簿保存を開始するには?

電子帳簿保存は、所轄税務署に申請書と一定の書類を提出するだけで開始できます。申請期限は期首から3か月前の日までで、例えば平成31年4月1日開始事業年度からの場合、平成30年12月31日までが期限となります。

ただし、承認を受ける際にはいくつか要件があります。例えば訂正・加除した場合にその履歴がデータに残ること複数の条件を設定できる検索機能があること等があります。


したがって、お使いの会計ソフトによっては、電子保存を選択できない場合があり、中には完全対応を謳いながら実際にはその機能が備わっていないクラウド会計ソフトもあります(国税庁が、その会計ソフトを使って電子帳簿保存をしていた場合には、青色申告を取り消すこともあり得るとの注意喚起をしています)。


ただ、要件自体はそこまで特別な機能を要求しているわけではありません。興味をお持ちいただきまして、導入をご検討される際には、是非一度、弊社各担当者までご相談をお願い致します。

3)帳簿の電子化の次のステップ!

電子による保存が認められているのはご紹介した帳簿だけではなく、保存が義務付けられている他の書類のうち、次のようなほぼ全ての書類も対象になっています。

  1. 自己作成した貸借対照表、損益計算書
  2. 自己作成した請求書(控)、納品書(控)
  3. 相手から受領した契約書、領収書、請求書、納品書、見積書、注文書

これらのうち1.2.につきましては、昨今増えてきている販売ソフトと会計ソフトが連動していて、更には決算書類作成も可能とするようなシステムで、自社のパソコンで処理したデータがそのまま電子保存として認められるイメージです。

3は相手から書類を受領した場合で、スキャナー等でスキャンし、データベースに保存されたものがそのまま電子保存として認めらます。

また、保存とは別に関連する場合として、スマートフォンを使えば外出先でもその場ですぐに保存ができますし、また、そのスキャンしたデータで自動仕訳を行う会計システムもあります。

業務の効率化に非常に効果が高いことから、今回このような記事を作成させていただきました。

不明点は是非お気軽にご相談下さい。

【熊本本部 今市 一立】

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